L’archivage constitue une clé de voute importante dans la gestion des documents de toute administration publique ou privée. Il témoigne d’ailleurs du succès d’une entreprise, car contenant plusieurs informations ayant trait à la vie de ce dernier. Si la technique d’archivage physique est la plus connue, l’avènement de l’archivage numérique offre également un certain nombre d’atouts. Si vous vous interrogez quant à laquelle faudrait-il choisir, voici ce que vous devrez savoir.
L’archivage physique : la méthode utilisée traditionnellement
La technique d’archivage physique est la plus ancienne de toutes les méthodes utilisées pour l’archivage des documents. Pendant longtemps et jusqu’aujourd’hui, de milliers d’entreprises et de services publics continuent de recourir à cette technique. Aussi des particuliers l’utilisent après avoir déménagé. Ceci leur permet de remettre de l’ordre dans leur affaire. Si vous êtes intéressé par cela, l’idéal serait de demander conseil à un spécialiste du déménagement.
En effet, l’archivage physique a pour principal objectif de trier différentes pièces destinées au stockage. La méthode permet ainsi de classer et de ranger les documents de tel enseigne qu’il soit possible de leur retrouver facilement à tout moment.
Ainsi, les documents ayant été classés sont conservables au sein d’une société ou d’un site de conservation extérieur pour de longues périodes. Cependant, cette technique a une limite. En effet puisqu’il s’agit des documents papier, il faut prévoir de grand espace d’entreposage de ces derniers, car avec le temps beaucoup de papiers seront produits.
L’archivage physique des documents est conseillé généralement aux microentreprises. Puisque celles-ci ne disposent pas d’un grand nombre de documents dont il faut assurer la gestion, l’utilisation de cette méthode leur sera simple, non contraignante et moins onéreuse.
L’archivage numérique : la solution tendance
L’archivage numérique est devenu tendanciel et vient désormais concurrencer l’archivage physique. D’ailleurs, il porte la même valeur que celui-ci et permet aux moyens et aux grandes entreprises de gérer un flux de documents importants.
L’archivage numérique consiste en effet à stocker des documents sous forme numérique sur un support sécurisé à long terme. Le support de stockage peut-être un serveur, une carte mémoire, une clé USB, un disque dur, etc. il favorise un gain de place et par conséquent une économie d’argent. De même, cette technique permet un accès à distance des documents.
Bien que cette technique procure également plusieurs avantages tels que le gain de temps, elle nécessite dès lors l’élaboration d’une bonne stratégie. Aussi, elle exige le respect scrupuleux d’un ensemble de normes. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est important de consulter un spécialiste en la matière avant son utilisation dans toute unité.
La seule limite de l’archivage numérique réside dans le fait que les personnes souhaitant consulter les archives sont tenues de savoir utiliser un ordinateur.
L’archivage mixte : une solution rassurante
En lieu et place d’opter pour l’archivage physique ou numérique, il serait plus bénéfique pour toute structure de faire choix d’un archivage mixte. Cela aura pour principal avantage de gérer à la fois le flux des documents physiques d’une part et celui des documents numériques d’autre part.
C’est à cette forme d’archivage qu’on assiste dans les entreprises où la production des documents est à la fois physique et dématérialisée. À titre illustratif, les sociétés d’assurance sont celles qui emploient cette technique. En tenant compte de cette tendance, la gestion des archives reste efficiente et efficace.
Qu’il s’agisse de l’archivage physique ou numérique, les deux techniques possèdent chacun leur avantage. Cependant, le choix entre les deux peut paraître parfois délicat. Si dans la plupart des cas, l’archivage numérique semble bien plus avantageux, la combinaison des deux techniques renfoncerait davantage la sécurité autour des documents d’archives.