L’organisation des événements est une pratique courante dans toutes les entreprises. Elle permet aux membres de l’entreprise de communiquer entre eux et de communiquer également avec les partenaires. Vu l’importance de ces événements pour l’entreprise, aucun détail ne doit être négligé lors de l’organisation. Un des aspects importants de cette organisation est le choix de la configuration de la salle de réunion. Voici quelques configurations qui pourraient vous convenir.
La configuration en U
Cette configuration est à l’image de son nom : les tables et les chaises forment un U. Les avantages qui en découlent sont nombreux. La configuration en U permet aux participants d’avoir une parfaite visibilité du présentateur. Elle permet également aux participants de bien se voir entre eux et donc de bien interagir. Pour finir, la configuration en U optimise les projections de supports, audio-visuels. Pour profiter d’une configuration en U, vous pouvez louer une salle comme Espace Trinité.
La configuration en U est adéquate pour une séance de concertation en comité moyen. Elle est également parfaite pour les formations, les présentations, les brainstormings, les négociations entre partenaires, etc.
Il est important de noter que la configuration en U ne convient pas aux petites salles, car elle occupe beaucoup d’espace.
La configuration en salle de classe
Cette configuration est à l’image de la disposition classique d’une classe où le présentateur fait face aux participants. Elle permet aux participants de prendre aisément note des points importants de la séance. En effet, chaque participant est assis sur une chaise équipée d’une table pour faciliter la prise de note.
La configuration en salle de classe est parfaite pour les présentations, les conférences et les sessions de formations. Toutefois, elle peut parfois donner une impression de réunion très formelle. Cela peut donc rendre les interactions entre participants une peu contraignantes.
La configuration en banquet
La configuration en banquet est la plus souvent utilisée pour les soirées professionnelles, les galas, etc. Pour la mettre en place, il suffira de former une demi-lune avec des tables rondes de 8 personnes en moyenne.
Cette configuration permet à tous les participants de voir le présentateur. Les interactions sont ainsi facilitées.
La configuration en cocktail
La configuration en cocktail est parfaite pour les petites réceptions, les cocktails, les walking diner, etc. Pour la mettre en place, vous avez le choix entre deux options :
- la première est celle où il n’y a ni table ni chaise dans la salle. Cela permet aux participants d’aller et de venir selon leurs besoins ;
- la seconde est celle où on dispose régulièrement dans la salle de petites tables équipées de chaises.
La configuration en cocktail facilite grandement les interactions entre les participants. Elle permet également d’avoir un grand nombre de participants dans une salle moyenne.
La configuration en cadre
La configuration en cadre est la plus souvent utilisée pour des événements ne nécessitant pas l’intervention d’un présentateur unique. Pour la mettre en place, vous devez disposer des tables de façon à créer un carré ou un rectangle. Il est également essentiel de laisser un vide au centre de la configuration.
La configuration en cadre donne une bonne visibilité aux participants. Elle est parfaite pour les échanges, le brainstorming et s’utilise à tout événements d’entreprise nécessitant des interactions entre participants. Elle crée un espace de travail confortable et favorise énormément les interactions.
Quelques détails importants
Il n’est un secret pour personne que la configuration de la salle impacte le bon déroulement des événements. Toutefois, à elle seule, la configuration ne peut garantir la réussite de vos événements. Vous devez tenir compte d’autres détails comme :
- la qualité des équipements informatiques ;
- le confort du mobilier ;
- le confort général de la salle ; etc.