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La destruction d’archives : règles et procédure

Le processus d’archivage s’achève à la destruction des documents. Il s’agira donc de détruire d’anciens documents dont on ne fait plus recours. Rappelons que cette étape répond à des règles, de même que la procédure peut être réglementée. Alors, en raison de la sensibilité de certains documents, des professionnels s’en chargent.

En quoi consiste la destruction d’archives ?

On parlera de destruction d’archives pour signifier une procédure d’élimination de documents dont la durée légale de conservation est dépassée. Archet Services est une entreprise qualifiée pour la destruction d’archives avec certification.

La fin prévue pour les archives est bien la destruction. Cette étape est déterminée par une politique d’archivage. En général, une durée réglementaire de préservation est respectée, cependant des spécificités peuvent intervenir pour les archives à caractère sensible. C’est ainsi que l’élimination de certains documents peut être assujettie à des règles.

Quelles sont les règles applicables pour la destruction d’archives ?

En entreprise, on rencontre différents types de documents selon les domaines d’activités dont les règles de conservation ne sont pas toujours les mêmes. En effet, la destruction d’archives doit répondre aux exigences des délais de conservation prévues par la loi. Ainsi, la loi impose pour chaque type de papier un délai minimum de conservation avant destruction.

À titre illustratif, les documents fiscaux devront être conservés pendant six ans en moyenne. Ce délai prendra cours à partir de la date d’établissement des documents ou la date de la dernière opération enregistrée pour les livres et registres. Toutefois, en cas de fraude fiscale, il peut aller jusqu’à dix ans.

Par ailleurs, les documents comptables, les documents civils et commerciaux et les documents liés à la gestion du personnel sont à conserver respectivement pendant au moins 10 ans, 30 ans et 5 ans. A contrario, les documents juridiques d’entreprise, les déclarations et preuves d’achat ou de vente d’investissement, rapport d’audit certifié … ne doivent jamais être détruits.

Quelle est la procédure pour détruire des archives ?

Il faut savoir qu’il ne s’agira pas de jeter les archives à la poubelle, cela peut avoir des conséquences désastreuses. Les démarches à suivre pour l’opération doivent donc garantir la confidentialité des archives.

Pour une destruction d’archives totalement confidentielle, un document juridique est requis, c’est le certificat de destruction. Il permet de retracer les documents détruits, la date, le nom de l’entreprise  ainsi que le volume d’archives. Il est établi par les entreprises publiques elles-mêmes alors que seul un prestataire externe peut l’établir pour les entreprises privées.

Qui peut détruire des archives ?

La destruction d’archives est une tâche sérieuse, c’est une opération délicate et risquée qui incombe à la responsabilité des dirigeants d’entreprise. Pour ce fait, faire appel à des professionnels reste une bonne idée pour la destruction des informations sensibles.

De même, la loi impose des obligations à l’endroit des responsables d’entreprise quant au respect des mesures prises pour la conservation et le traitement des données. C’est à cet effet que les professionnels en destruction d’archive comme Archet Service-France  proposent des solutions sécurisées idéales pour l’opération.

Pourtant, la loi est susceptible de pénaliser le dirigeant le cas où une divulgation d’information personnelle survient. À cet égard, il est préférable d’effectuer la destruction d’archivage sur le site de l’entreprise.

Destruction d’archives sécurisées

Dans le but d’assurer une élimination sécurisée des documents archivés, les entreprises font recours à des sociétés fiables qui proposent des solutions efficaces. L’opération nécessite un budget à prévoir afin de mettre en œuvre des outils techniques indispensables pour la destruction des archives de façon sécurisée.

De même, une destruction qui promeut un développement durable à travers le respect de l’environnement est la meilleure solution. Alors, l’option d’un prestataire qui recycle les déchets est vivement recommandée. Ainsi, que ce soit sur le site de l’entreprise ou hors du site, le respect des réglementations en vigueur doit être assuré.

Par exemple, un camion broyeur peut être déplacé sur le site de l’entreprise pour détruire toutes les formes d’archives. Ensuite les déchets peuvent être transférés dans des conteneurs sécurisés. Il est donc conseillé de confier la mission à une entreprise fiable afin de pallier aux risques de surcoût de gestion d’archives de papiers sensibles et confidentiels.

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